Giấy Phép Hoạt Động Xây Dựng: 9 Điều Cần Biết Trước Ngày Khởi Công

Hãy nhìn thẳng vào thực tế, sau khi hợp đồng được ký, chủ đầu tư mong nhà thầu có mặt tại công trường và đội ngũ kỹ sư sẵn sàng huy động. Nếu là nhà thầu nước ngoài, liệu công ty bạn đã có giấy phép hoạt động xây dựng hay chưa, và câu hỏi đó có thể làm thay đổi tiến độ dự án.

Đây thường là khoảng cách giữa tiến độ thương mại mà chủ đầu tư mong đợi, và tiến độ cấp phép mà nhà thầu nước ngoài phải tuân theo. 

Nếu bạn là giám đốc dự án, hoặc người đại diện của nhà thầu nước ngoài chịu trách nhiệm triển khai, dưới đây là 9 điều cần biết trước khi ngày khởi công.

Giấy Phép Hoạt Động Xây Dựng Là Gì?

Giấy phép hoạt động xây dựng là sự chấp thuận cho phép một nhà thầu nước ngoài thực hiện hợp pháp các công việc liên quan đến xây dựng tại Việt Nam cho một dự án hoặc hợp đồng cụ thể.

Nó trả lời câu hỏi liệu công ty nước ngoài này có thực sự được làm công việc này tại đây hay không.

Đây không phải là sự cho phép chung để làm mọi công việc xây dựng tại Việt Nam. Và nó tách biệt với giấy phép xây dựng cho chính công trình.

Nếu công ty bạn không có giấy phép hoạt động xây dựng khi ngày khởi công hợp đồng đến, bạn sẽ gặp một thử thách tốn thời gian và tiền bạc. Giải quyết sớm, bạn có thể bắt đầu công việc thực sự đúng hạn, hoặc nếu bạn bỏ qua, bạn có thể gặp rắc rối về sau.

9 Điều Giám Đốc Dự Án Cần Biết Trước Ngày Khởi Công

Giấy Phép Xây Dựng của Dự Án Không Cấp Phép cho Nhà Thầu Nước Ngoài

Một hiểu lầm phổ biến là một công trường sẵn sàng và một giấy phép dự án đã được duyệt sẽ tự động cho phép nhà thầu nước ngoài thi công thực tế. Mặc dù chủ đầu tư chịu trách nhiệm xin Giấy phép xây dựng, văn bản này chỉ xác nhận rằng bản thân công trình được phép xây. Nó không trao quyền pháp lý cho nhà thầu nước ngoài thực hiện phạm vi công việc cụ thể của mình.

Ngược lại, Giấy phép hoạt động xây dựng là một yêu cầu pháp lý riêng mà nhà thầu nước ngoài phải tự xin một cách độc lập. Trong khi giấy phép của chủ đầu tư tập trung vào tính hợp pháp của việc xây dựng công trình, giấy phép hoạt động tập trung vào tính hợp pháp của sự hiện diện và việc thực hiện công việc của nhà thầu.

Hai loại cho phép này vận hành theo hai mốc thời gian khác nhau và mang những rủi ro riêng biệt.

	Giấy phép xây dựng	Giấy phép hoạt động xây dựng
Câu hỏi chính	Công trình này có được xây không?	Nhà thầu nước ngoài này có được làm công việc không?
Ai nộp hồ sơ	Chủ đầu tư	Nhà thầu nước ngoài
Phạm vi điều chỉnh	Công trình xây dựng	Phạm vi công việc của nhà thầu
Rủi ro nếu thiếu	Dự án không thể tiến hành	Nhà thầu nước ngoài không thể làm việc hợp pháp

 

Nếu thiếu giấy phép dự án, toàn bộ việc phát triển bị dừng. Tuy nhiên, nếu giấy phép dự án còn hiệu lực nhưng nhà thầu nước ngoài thiếu giấy phép hoạt động, dự án vẫn có thể tiến hành, nhưng nhà thầu cụ thể đó không thể thực hiện công việc hợp pháp, ký xác nhận các mốc hoàn thành, hoặc đáp ứng tuân thủ quy định. Đây là nguyên nhân gây chậm huy động phổ biến nhất mà chúng tôi gặp.

Kinh Nghiệm Toàn Cầu Của Bạn Không Thay Thế Việc Xin Cấp Phép 

Công ty bạn có thể đã xây dựng dự án ở nhiều quốc gia, hoặc các kỹ sư có hàng chục năm kinh nghiệm. Những điểm này giúp chứng minh năng lực và uy tín. Chúng không thay thế bước cấp phép tại Việt Nam.

Cấp phép tại Việt Nam là một bước hành chính riêng mà mọi nhà thầu nước ngoài đều phải trải qua, bất kể quy mô hay danh tiếng.  Không phụ thuộc vào việc công ty bạn có năng lực hay không, mà câu hỏi là công ty bạn có được cấp phép để thực hiện phạm vi công việc này, tại quốc gia này, cho dự án này hay không.

Giấy Phép Gắn Với Hợp Đồng Cụ Thể 

Bạn không thể xin một giấy phép xây dựng chung tại Việt Nam rồi dùng cho bất kỳ dự án nào xuất hiện sau đó. Giấy phép hoạt động xây dựng gắn riêng với từng dự án.

Điều này nghĩa là:

• Bạn nộp hồ sơ sau khi được chọn cho một dự án, không phải trước đó
• Giấy phép bao trùm phạm vi công việc trong hợp đồng đó, không phải các công việc khác trong tương lai
• Nếu phạm vi thay đổi đáng kể, giấy phép cũng có thể phải thay đổi
• Một dự án thứ hai nghĩa là một hồ sơ xin giấy phép thứ hai

Với giám đốc dự án, lưu ý rằng mỗi dự án lại bắt đầu lại đồng hồ đếm giờ.

Những gì bạn có thể chuẩn bị trước là các tài liệu doanh nghiệp, hồ sơ kinh nghiệm, báo cáo tài chính, và các ủy quyền mà mọi hồ sơ đều cần. Các công ty giữ sẵn những tài liệu này đã được công chứng, hợp pháp hóa và sẵn sàng sẽ tiết kiệm được nhiều tuần cho mỗi dự án tại Việt Nam.

Chuẩn Bị Hồ Sơ Mới Mất Nhiều Thời Gian

Giám đốc dự án thường thắc mắc cơ quan chức năng sẽ mất bao lâu để cấp giấy phép. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một khi bạn được trao dự án, thời gian cơ quan xét duyệt thường là phần ngắn nhất của quy trình. Phần dài hơn là chuẩn bị tài liệu phù hợp để nộp:

• Thu thập tài liệu doanh nghiệp từ trụ sở chính
• Lấy phê duyệt nội bộ cho hồ sơ
• Công chứng tài liệu tại quốc gia gốc
• Hợp pháp hóa tài liệu tại đại sứ quán Việt Nam
• Dịch toàn bộ sang tiếng Việt
• Xác nhận giấy tờ lựa chọn nhà thầu từ chủ đầu tư
• Xử lý các điểm không khớp về tên, ngày tháng và chữ ký giữa các tài liệu
• Trả lời các câu hỏi bổ sung từ cơ quan chức năng

Phần lớn việc này phụ thuộc vào tốc độ quy trình nội bộ của bạn, mức độ hợp tác của chủ đầu tư, và sự tương thích của hồ sơ doanh nghiệp.

Một sự chậm trễ trong quy trình giấy phép hoạt động xây dựng có thể nhanh chóng trở thành chậm trễ hợp đồng. Cách lập kế hoạch thực tế là dự trù thời gian nhiều hơn đáng kể so với thời hạn xét duyệt chính thức.

Giấy Phép Không Giải Quyết Vấn Đề Nhân Sự Của Bạn

Bạn có thể có giấy phép để làm việc tại công trình nhưng các kỹ sư nước ngoài của bạn vẫn có thể chưa được phép làm việc.

Đây là những vấn đề riêng biệt. Giấy phép nhà thầu xây dựng cho phép công ty bạn thực hiện hợp đồng. Giấy phép lao động cho phép từng nhân viên nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Thị thực và thẻ tạm trú cho phép họ nhập cảnh và lưu trú. Chứng chỉ hành nghề xây dựng có thể được yêu cầu đối với cá nhân đảm nhận các vai trò có điều kiện như thiết kế, giám sát, hoặc quản lý dự án.

Cách xử lý là lập kế hoạch tuân thủ về nhân sự song song với giấy phép công ty, không phải sau khi có giấy phép. 

Thuế 

Giấy phép hoạt động xây dựng là một vấn đề. Thuế là một vấn đề khác.

Nhà thầu nước ngoài thực hiện công việc tại Việt Nam có thể phải chịu thuế nhà thầu nước ngoài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, và các nghĩa vụ khấu trừ ảnh hưởng đến cách xuất hóa đơn và cách nhận thanh toán. Con số và cách xử lý cụ thể phụ thuộc vào cấu trúc dự án, cách diễn đạt hợp đồng, và quan điểm thuế mà chủ đầu tư áp dụng.

Bản thân giấy phép hoạt động xây dựng không xử lý bất kỳ điều nào trong số này. Nhưng với nhiều giám đốc dự án, quy trình cấp phép là thời điểm đầu tiên họ nhận ra cấu trúc thuế của dự án xứng đáng được một tư vấn viên thuế có trình độ rà soát riêng, lý tưởng nhất là trước khi huy động, không phải sau hóa đơn đầu tiên.

Nhà Thầu Phụ Nước Ngoài Có Thể Có Vấn Đề Giấy Phép Riêng

Nếu bạn mang theo nhà thầu phụ nước ngoài, để lắp đặt chuyên biệt, chạy thử kỹ thuật, hỗ trợ thiết kế, hoặc thiết bị cụ thể, họ có thể cần giấy phép hoạt động xây dựng riêng cho phạm vi công việc của mình.

Điều này khiến giám đốc dự án bất ngờ vì nhà thầu phụ thường được cảm nhận như một sắp xếp nội bộ. Dưới góc nhìn cấp phép của Việt Nam, không phải vậy. Một nhà thầu phụ nước ngoài thực hiện công việc xây dựng có điều kiện tại Việt Nam tự thân là một nhà thầu nước ngoài.

Điều tương tự áp dụng theo chiều ngược lại. Nếu dự án yêu cầu bạn sử dụng một nhà thầu phụ Việt Nam, sự sắp xếp đó cần được lập thành văn bản trước khi hồ sơ của bạn được nộp, vì hồ sơ có thể hỏi về việc này.

Hãy kiểm tra chuỗi nhà thầu phụ của bạn sớm. Xác định bên nào cần giấy phép riêng, bên nào cần giấy phép lao động, và bên nào có thể vận hành từ ngoài Việt Nam mà không cần phê duyệt tại địa phương.

Hợp Đồng Của Bạn Có Thể Chưa Lường Trước Việc Chậm Cấp Phép

Rà soát hợp đồng thi công của bạn và kiểm tra các điều khoản:

• Ngày khởi công có phụ thuộc vào việc giấy phép được cấp, hay là một ngày cố định?
• Ai chịu trách nhiệm nộp hồ sơ xin giấy phép, bạn hay chủ đầu tư?
• Ai cung cấp các giấy tờ lựa chọn nhà thầu mà cơ quan chức năng sẽ yêu cầu?
• Điều gì xảy ra nếu cơ quan chức năng yêu cầu thêm tài liệu hoặc mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
• Các khoản phạt chậm trễ có được tạm ngưng trong thời gian cấp phép không?
• Bạn có thể làm công việc chuẩn bị nào, như họp, khảo sát, lập kế hoạch, trước khi giấy phép được cấp không?
• Thuế nhà thầu nước ngoài được phân bổ giữa các bên như thế nào?

Làm rõ trách nhiệm và thời điểm sớm sẽ dễ hơn nhiều so với khi tranh chấp đã phát sinh.

Chủ Đầu Tư Sẽ Không Gánh Việc Chậm Cấp Phép Của Bạn

Khi vấn đề cấp phép phát sinh, giám đốc dự án đôi khi cho rằng chủ đầu tư sẽ chấp nhận sự chậm trễ. Không đúng. 

Suy cho cùng, chủ đầu tư cần công việc được hoàn thành và muốn nhà thầu được thông tin đầy đủ và chuẩn bị tốt.

Trong phần lớn các dự án xây dựng có nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam, nhà thầu nước ngoài chịu trách nhiệm về việc cấp phép của chính mình. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về các giấy phép của dự án. Nếu nhà thầu không thể huy động vì giấy phép hoạt động xây dựng chưa sẵn sàng, thì nhà thầu, chứ không phải chủ đầu tư, thường gánh rủi ro chậm trễ.

Chủ đầu tư có thể hợp tác. Họ có thể cung cấp thư, tài liệu và hỗ trợ. Nhưng hợp tác không giống với trách nhiệm. Vị thế hợp đồng thường đặt rủi ro cấp phép lên nhà thầu nước ngoài.

Tư duy đúng cho một giám đốc dự án là giả định công ty bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm xin giấy phép của mình, đúng hạn, không có sự trợ giúp nào.

Kế Hoạch 7 Bước 

Bước 1: Xác nhận chính xác bạn làm gì. Chú ý đến phạm vi công việc thực tế, những công việc cụ thể công ty bạn sẽ thực hiện tại Việt Nam. Điều này quyết định liệu giấy phép có áp dụng và áp dụng như thế nào.

Bước 2: Xác định vai trò của bạn là nhà thầu chính, nhà thầu EPC, nhà thầu phụ, thành viên liên danh, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, hay nhà thầu chuyên ngành. Mỗi vai trò có hệ quả cấp phép hơi khác nhau.

Bước 3: Thu thập tài liệu doanh nghiệp của bạn. Đăng ký kinh doanh, giấy tờ thành lập, báo cáo tài chính được kiểm toán cho những năm gần nhất, bằng chứng về các dự án tương tự trước đây, và một ủy quyền của hội đồng hoặc giấy ủy quyền cho người sẽ ký tại Việt Nam.

Bước 4: Hợp pháp hóa và dịch tài liệu. Công chứng tại quốc gia gốc, chứng nhận và hợp thức tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Việt Nam, sau đó dịch sang tiếng Việt bởi một dịch thuật viên có chứng nhận.

Bước 5: Xác nhận các giấy tờ lựa chọn nhà thầu. Yêu cầu chủ đầu tư cung cấp các tài liệu chính thức cho thấy công ty bạn được chọn cho dự án này.

Bước 6: Nộp hồ sơ tại đúng cơ quan và theo dõi.

Bước 7: Chạy tuân thủ nhân sự song song. Trong khi giấy phép công ty đang chờ, hãy bắt đầu xin giấy phép lao động, hồ sơ thị thực, và chứng chỉ hành nghề cá nhân cho những nhân sự nước ngoài chủ chốt sẽ có mặt tại công trường.

Câu Hỏi Thường Gặp

Q1: Giấy phép hoạt động xây dựng là gì?

Giấy phép hoạt động xây dựng là sự chấp thuận cho phép một nhà thầu nước ngoài thực hiện hợp pháp các công việc liên quan đến xây dựng tại Việt Nam cho một dự án hoặc hợp đồng cụ thể.

Q2: Nó có giống với giấy phép xây dựng không?

Không. Giấy phép xây dựng cho phép công trình được xây. Giấy phép hoạt động xây dựng cho phép nhà thầu nước ngoài làm công việc. Khác người nộp, khác mục đích.

Q3: Có phải mọi nhà thầu nước ngoài đều cần không?

Phần lớn là cần, nhưng còn tùy vào phạm vi công việc thực tế. Hoạt động càng gần với công việc xây dựng có điều kiện được thực hiện bên trong Việt Nam thì khả năng cần giấy phép càng cao.

Q4: Tôi có thể nộp hồ sơ trước khi trúng dự án không?

Giấy phép hoạt động xây dựng gắn với một hợp đồng cụ thể, nên việc nộp hồ sơ chính thức diễn ra sau khi được chọn. Nhưng bạn có thể chuẩn bị trước tài liệu doanh nghiệp, hợp pháp hóa giấy tờ và chuẩn bị bản dịch.

Q5: Mất bao lâu để xin giấy phép?

Thời gian cơ quan chức năng xét duyệt thường tương đối ngắn. Toàn bộ tiến trình, bao gồm thu thập tài liệu, hợp pháp hóa, dịch thuật và hỏi đáp qua lại, thường dài hơn nhiều.

Q6: Giấy phép có cho phép kỹ sư nước ngoài của tôi làm việc tại Việt Nam không?

Không. Giấy phép lao động cá nhân, thị thực, và trong một số trường hợp chứng chỉ hành nghề chuyên môn là tách biệt với giấy phép công ty.

Q7: Giấy phép có đề cập tới thuế không?

Không. Thuế nhà thầu nước ngoài, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp là các tuyến tuân thủ riêng, nên được rà soát cùng một tư vấn viên thuế có trình độ trước khi ký hợp đồng.

Q8: Tôi có thể bắt đầu công việc nào trước khi giấy phép được cấp không?

Công việc chuẩn bị và lập kế hoạch thường khác với hoạt động xây dựng có điều kiện. Nhưng bạn nên thận trọng khi huy động nhân sự hoặc bắt đầu công việc có điều kiện trước khi đã có giấy phép hoạt động xây dựng trong tay.

Q9: Nếu ngày khởi công hợp đồng đến trước khi giấy phép sẵn sàng thì sao?

Ghi nhận tình huống bằng văn bản với chủ đầu tư, tạm ngưng các hoạt động có điều kiện, và tiếp tục bất kỳ công việc chuẩn bị nào được phép.

Kết Luận

Giấy phép hoạt động xây dựng là mối liên kết giữa một hợp đồng đã ký và một dự án có thể thực sự tiến hành.

Để không mắc sai lầm, nên bắt đầu công việc cấp phép sớm, chuẩn bị tài liệu sớm, và tìm trợ giúp sớm. 

Công ty Luật TNHH ANT (ANT Lawyers)

Là công ty luật Việt Nam cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp tại Việt Nam. ANT Lawyers do các luật sư và cộng sự có kinh nghiệm và chuyên môn cao về pháp lý điều hành. Các lĩnh vực tư vấn pháp lý gồm kinh doanh, thương mại, tranh chấp.