Với nhà thầu nước ngoài, văn phòng điều hành không chỉ là nơi kỹ sư ngồi làm việc. Về pháp lý, văn phòng điều hành nhà thầu nước ngoài là đầu mối của nhà thầu trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng xây dựng ở Việt Nam. Trong nội bộ doanh nghiệp, bộ phận này có thể mang nhiều tên gọi như văn phòng dự án, ban quản lý dự án hay văn phòng công trường, nhưng thuật ngữ pháp luật sử dụng là văn phòng điều hành.
Thủ tục lập văn phòng thường chỉ làm sau khi có giấy phép hoạt động xây dựng, nhưng việc chuẩn bị nên bắt đầu sớm hơn nhiều. Nếu đợi đến lúc kỹ sư sắp lên đường mới lo địa chỉ văn phòng, người đại diện, giấy ủy quyền của trụ sở chính, mã số thuế, tài khoản ngân hàng và hồ sơ giấy phép lao động, dự án rất dễ bị chậm.
Bài viết dưới đây tổng hợp 7 việc nhà thầu nước ngoài nên chuẩn bị trước khi huy động kỹ sư, giúp giám đốc dự án, trưởng bộ phận EPC, giám đốc quốc gia và giám đốc thương mại nắm rõ từng bước.
Tham khảo nhanh
Vì sao cần chuẩn bị văn phòng điều hành trước khi huy động kỹ sư?
Vì gần như mọi việc ở công trường đều cần đến văn phòng. Thủ tục lập văn phòng gắn với giấy phép hoạt động xây dựng, nhưng nhiều việc có thể làm trước: chọn người đại diện, tìm địa chỉ, chuẩn bị giấy ủy quyền, con dấu, tài khoản ngân hàng và mã số thuế.
Kỹ sư nước ngoài cũng chưa thể sang làm việc nếu phần này chưa xong. Giấy phép lao động, thị thực và hồ sơ cá nhân của kỹ sư đều mất thời gian và đều liên quan đến văn phòng cũng như tư cách pháp lý của nhà thầu. Thực tế, có nhà thầu đã có giấy phép hoạt động xây dựng nhưng vẫn chưa đưa được người sang vì văn phòng và hồ sơ kỹ sư chưa sẵn sàng.
Văn phòng điều hành là gì?
Văn phòng điều hành là đầu mối quản lý dự án của nhà thầu nước ngoài. Văn phòng có địa chỉ, có người đại diện và dùng con dấu, tài khoản ngân hàng, mã số thuế để phục vụ dự án.
Lập văn phòng điều hành khác với thành lập công ty. Văn phòng chỉ gắn với một hợp đồng hoặc dự án đã được cấp phép, không phải một công ty có thể nhận bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Doanh nghiệp thường gọi đây là văn phòng dự án, các đội EPC hay gọi là ban quản lý dự án. Tên gọi khác nhau nhưng yêu cầu thì như nhau: nhà thầu cần một đầu mối hoạt động được để phục vụ dự án.
Vì vậy, văn phòng nên được tính cùng lúc với giấy phép hoạt động xây dựng. Hai việc này tách biệt, nhưng nằm trên cùng một tiến độ dự án.
Vì sao nên bắt đầu trước khi có giấy phép?
Không nên đợi có giấy phép rồi mới tính đến văn phòng. Ở nhiều dự án, nhà thầu có thể làm trước một số việc: chọn địa điểm văn phòng, chỉ định người đại diện, chuẩn bị giấy ủy quyền, thu thập thông tin kỹ sư và rà soát yêu cầu về giấy phép lao động.
Lý do là việc huy động kỹ sư nước ngoài thường lâu hơn dự kiến. Giấy phép lao động, thị thực, tài liệu kỹ thuật, chứng chỉ và đơn vị bảo lãnh đều cần chuẩn bị. Nếu bắt đầu muộn, đội dự án có thể sang đến nơi trong khi giấy tờ pháp lý còn dang dở.
Nhà thầu nên chạy song song ba việc: thủ tục xin giấy phép hoạt động xây dựng, lập văn phòng và chuẩn bị nhân sự, thay vì dồn tất cả đến phút chót.
7 việc cần chuẩn bị trước khi huy động kỹ sư
Người đại diện và giấy ủy quyền của trụ sở chính
Việc đầu tiên là chọn người đại diện. Nhà thầu cần quyết định ai sẽ thay mặt mình ở Việt Nam để làm việc với các bên tư vấn, chủ đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, đơn vị làm giấy phép lao động và nhân viên hành chính.
Trụ sở chính cần giao quyền rõ ràng cho người này, thường bằng giấy ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền khác tùy dự án. Nên xác định trước ai ký hồ sơ lập văn phòng, ai làm việc với cơ quan nhà nước, ai lo hồ sơ giấy phép lao động, ai liên hệ chủ đầu tư, ai báo cáo về trụ sở chính và việc nào phải xin trụ sở chính phê duyệt.
Ủy quyền không rõ thì giấy tờ phải ký lại, vừa mất thời gian vừa dễ nhầm lẫn. Không nên để kỹ sư hay giám đốc dự án tự xoay xở các việc pháp lý và hành chính khi chưa được ủy quyền phù hợp.
Địa chỉ văn phòng và thông tin liên hệ
Việc thứ hai là địa chỉ. Văn phòng cần một địa chỉ phù hợp và thông tin liên hệ ổn định. Tùy dự án, văn phòng có thể đặt ngay tại công trường hoặc gần đó, trong một văn phòng dịch vụ, hoặc tại mặt bằng do chủ đầu tư bố trí theo thỏa thuận dự án.
Nhà thầu nên kiểm tra sớm:
- Địa chỉ có dùng để đăng ký được không;
- Đã có hợp đồng thuê hoặc giấy tờ về địa chỉ chưa;
- Địa chỉ có khớp với hồ sơ dự án không;
- Số điện thoại và email có dùng ổn định được không;
- Địa chỉ có thuận tiện cho việc làm thuế và giấy phép lao động không;
- Chủ đầu tư có cần xác nhận hoặc hỗ trợ về địa chỉ không.
Nếu chưa có địa chỉ, việc lập văn phòng, đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng và làm giấy phép lao động cho kỹ sư đều có thể bị chậm. Với nhà thầu EPC nước ngoài, đây là một mục không thể thiếu trong danh sách kiểm tra trước khi triển khai dự án.
Con dấu, tài khoản ngân hàng và mã số thuế
Văn phòng thường cần con dấu, tài khoản ngân hàng và mã số thuế. Các bước cụ thể tùy thuộc vào dự án, cách làm của cơ quan nhà nước và cấu trúc hợp đồng, nhưng nhà thầu nên lên kế hoạch sớm vì đây là những thứ dùng hằng ngày.
Một số câu hỏi nên trả lời trước:
- Văn phòng có cần con dấu không, ai giữ con dấu;
- Có cần tài khoản ngân hàng cho dự án không;
- Mã số thuế sẽ được đăng ký và phối hợp như thế nào;
- Ai làm việc với tư vấn thuế;
- Hồ sơ thuế lưu giữ ở đâu;
- Trụ sở chính kiểm soát tài chính ở Việt Nam ra sao.
Văn phòng thường là nơi tập trung giấy tờ thuế và hành chính, nên không thể coi việc lập văn phòng chỉ là chuyện có một địa chỉ.
Giấy phép lao động cho kỹ sư nước ngoài
Nhà thầu có giấy phép hoạt động xây dựng chưa có nghĩa là kỹ sư được phép làm việc. Từng kỹ sư nước ngoài vẫn cần giấy phép lao động, thị thực, thẻ tạm trú hoặc giấy tờ khác trước khi làm việc đúng quy định.
Nhà thầu nên lập sớm danh sách kỹ sư dự kiến đưa sang, ghi rõ cho từng người:
- Họ tên và quốc tịch;
- Thông tin hộ chiếu;
- Chức danh và vai trò kỹ thuật;
- Thời gian và địa điểm làm việc dự kiến;
- Bằng cấp và kinh nghiệm;
- Đơn vị sử dụng lao động hoặc bảo lãnh dự kiến.
Hồ sơ giấy phép lao động nên làm song song với việc lập văn phòng, không đợi kỹ sư sang rồi mới bắt đầu. Một dự án thường chỉ dựa vào vài kỹ sư chủ chốt. Chỉ cần kỹ sư trưởng chưa đủ giấy tờ là việc lắp đặt, thử nghiệm hay chạy thử có thể bị chậm.
Vai trò kỹ thuật và chứng chỉ hành nghề
Một số kỹ sư cần nhiều hơn giấy phép lao động. Tùy vai trò và phạm vi công việc, nhà thầu nên xem kỹ sư có cần chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng hoặc được công nhận chuyên môn hay không, nhất là các vị trí thiết kế, thẩm tra thiết kế, giám sát thi công, quản lý dự án, phê duyệt kỹ thuật hoặc ký một số tài liệu kỹ thuật.
Đừng mặc định chứng chỉ cấp ở nước ngoài là đủ cho mọi vị trí trong dự án. Kinh nghiệm quốc tế là lợi thế, nhưng vẫn phải đối chiếu với yêu cầu của Việt Nam, và từng trường hợp còn tùy vào vai trò của kỹ sư và loại dự án.
Một bảng theo dõi nhân sự đơn giản sẽ rất hữu ích: mỗi kỹ sư, vai trò, thời gian làm việc, tình trạng giấy phép lao động và chứng chỉ hành nghề. Có bảng này từ đầu sẽ tránh rối khi đội ngũ đã sang công trường.
Bộ phận hỗ trợ hành chính
Văn phòng cần người lo việc hành chính. Kỹ sư nước ngoài sang để làm chuyên môn, không nên bắt họ tự nộp hồ sơ, dịch tài liệu, làm việc với cơ quan nhà nước, sắp xếp lịch hẹn và thu thập giấy tờ.
Nhà thầu nên cân nhắc có cần:
- Nhân viên hành chính;
- Biên dịch, phiên dịch;
- Nhân sự lo hồ sơ cho kỹ sư;
- Người phối hợp về thuế;
- Người nộp hồ sơ và thu thập giấy tờ;
- Hỗ trợ pháp lý;
- Đầu mối liên hệ với chủ đầu tư và các bên tư vấn.
Có bộ phận này, kỹ sư tập trung được vào kỹ thuật, còn hồ sơ giấy phép lao động, thuế và giấy tờ văn phòng cũng ít bị chậm. Nên bố trí xong trước khi đưa người sang.
Đóng văn phòng khi dự án kết thúc
Nhà thầu nước ngoài thường chỉ chú ý đến lúc khởi động dự án, nhưng cũng cần tính trước việc đóng văn phòng. Văn phòng gắn với dự án, nên khi công việc hoàn thành và quyết toán xong, nhà thầu cần rà soát: quyết toán thuế, đóng tài khoản ngân hàng, xử lý con dấu, chấm dứt hoặc điều chỉnh giấy phép lao động và thị thực, lưu trữ giấy tờ hành chính quan trọng.
Việc đóng văn phòng nên xong trước khi đội dự án rời Việt Nam. Kết thúc gọn gàng cũng là một phần của quản lý dự án tốt, vì vậy văn phòng cần được tính từ lúc lập đến lúc đóng.
Các bước thực hiện
Bảy việc trên là những gì cần chuẩn bị. Các bước dưới đây là thứ tự thực hiện. Số bước nhiều hơn số việc vì một số việc, như xin giấy phép và hồ sơ kỹ sư, gồm nhiều thao tác.
- Xác nhận tiến độ nộp hồ sơ xin giấy phép hoạt động xây dựng.
- Chọn địa điểm đặt văn phòng điều hành.
- Chỉ định người đại diện.
- Chuẩn bị giấy ủy quyền của trụ sở chính.
- Lên kế hoạch con dấu, tài khoản ngân hàng và mã số thuế.
- Lập danh sách kỹ sư nước ngoài dự kiến đưa sang.
- Kiểm tra yêu cầu về giấy phép lao động, thị thực và chứng chỉ hành nghề.
- Bố trí bộ phận hỗ trợ hành chính.
- Lên kế hoạch đóng văn phòng khi dự án kết thúc.
Câu hỏi thường gặp
1. Văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài là gì?
Là đầu mối quản lý của nhà thầu nước ngoài cho một dự án đã được cấp phép. Văn phòng lo việc đại diện, liên hệ, thuế, nhân sự và hành chính cho dự án.
2. Văn phòng điều hành có phải là văn phòng dự án không?
Có. Doanh nghiệp có thể gọi là văn phòng dự án, ban quản lý dự án hay văn phòng công trường, nhưng tên gọi theo pháp luật là văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài.
3. Có nên chuẩn bị trước khi được cấp giấy phép hoạt động xây dựng không?
Có. Thủ tục lập văn phòng gắn với giấy phép, nhưng địa chỉ, giấy ủy quyền, thuế và hồ sơ kỹ sư đều cần thời gian nên phải chuẩn bị trước.
4. Lập văn phòng điều hành có giống thành lập công ty không?
Không. Văn phòng điều hành chỉ gắn với hợp đồng hoặc dự án đã được cấp phép của nhà thầu nước ngoài.
5. Có văn phòng điều hành thì kỹ sư nước ngoài có được làm việc ngay không?
Không. Văn phòng không thay thế giấy phép lao động, thị thực, thẻ tạm trú hay chứng chỉ hành nghề của kỹ sư.
6. Cần chuẩn bị gì để làm giấy phép lao động cho kỹ sư nước ngoài?
Danh sách kỹ sư, chức danh, bằng cấp, kinh nghiệm, thông tin hộ chiếu, thời gian và địa điểm làm việc dự kiến, đơn vị bảo lãnh. Nên bắt đầu càng sớm càng tốt.
7. Văn phòng có lo việc đăng ký thuế không?
Văn phòng hỗ trợ việc đăng ký và phối hợp về thuế cho dự án. Tuy nhiên, nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài cần được xem xét riêng theo hợp đồng và cách thanh toán.
8. Văn phòng điều hành có tuyển nhân viên Việt Nam được không?
Có, tùy cách tổ chức và hình thức sử dụng lao động. Nhà thầu nên tính trước cần nhân viên hành chính, biên dịch hay hỗ trợ ở những vị trí nào.
9. Khi dự án kết thúc thì xử lý văn phòng thế nào?
Nhà thầu đóng văn phòng, hoàn tất thuế và thủ tục hành chính, xử lý con dấu, đóng tài khoản ngân hàng và chấm dứt hoặc điều chỉnh các thu xếp nhân sự khi cần.
10. Khi nào nên mời công ty luật tham gia?
Trước khi huy động nhân sự, nhất là khi giấy phép hoạt động xây dựng, văn phòng điều hành, giấy phép lao động, hồ sơ kỹ sư, đăng ký thuế và tuân thủ pháp lý phải chạy trên cùng một tiến độ.
Kết luận
Văn phòng điều hành không chỉ là một địa chỉ. Đây là một phần của việc chuẩn bị triển khai dự án, gắn chặt với giấy phép hoạt động xây dựng, giấy phép lao động, thuế và bộ phận hành chính.
Với các dự án EPC và xây dựng, rủi ro không chỉ nằm ở chỗ có xin được giấy phép hay không. Rủi ro lớn hơn là đã có giấy phép mà vẫn chưa đưa được kỹ sư vào làm, vì văn phòng, người đại diện, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, giấy phép lao động hay chứng chỉ hành nghề chưa xong. Nhà thầu nào tính văn phòng cùng lúc với giấy phép và kế hoạch nhân sự, và bắt đầu sớm, sẽ tránh được cảnh chủ đầu tư chờ đội ngũ mà người vẫn chưa sang được.
Công ty Luật TNHH ANT (ANT Lawyers)
Là công ty luật Việt Nam cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp tại Việt Nam. ANT Lawyers do các luật sư và cộng sự có kinh nghiệm và chuyên môn cao về pháp lý điều hành. Các lĩnh vực tư vấn pháp lý gồm kinh doanh, thương mại, tranh chấp.