Văn phòng đại diện là một đơn vị thuộc doanh nghiệp, thực hiện một hoặc toàn bộ các hoạt động chức năng văn phòng liên lạc hoặc nghiên cứu thị trường; xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán tại nơi đặt văn phòng đại diện; thúc đẩy, giám sát thực hiện dự án, hợp đồng đã ký liên quan đến lĩnh vực của công ty đang hoạt động.
Theo các cam kết gia nhập WTO, ngay từ khi Việt Nam gia nhập WTO các công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Hoạt động của văn phòng đại diện do công ty chủ quản chịu trách nhiệm. Theo quy định, phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, không được thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch chứng khoán, không được trực tiếp hoặc gián tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ được quy định tại Điều 74 Nghị định 58/2012/NĐ-CP. Tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài cung cấp dịch vụ quản lý quỹ hoặc tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài thực hiện các nghiệp vụ môi giới chứng khoán, bảo lãnh phát hành chứng khoán được thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ tại Việt Nam nếu đáp ứng các điều kiện sau:
– Đang hoạt động hợp pháp và chịu sự giám sát thường xuyên bởi cơ quan quản lý, giám sát chuyên ngành trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, chứng khoán tại nước nơi tổ chức đó thành lập và hoạt động;
– Đang hoạt động hợp pháp tại nước mà cơ quan quản lý, giám sát chuyên ngành tại nước đó đã ký kết thỏa thuận song phương hoặc đa phương với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước về trao đổi thông tin, hợp tác quản lý, thanh tra, giám sát hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán hoặc đang quản lý các quỹ đang đầu tư tại Việt Nam. Thời hạn hoạt động còn lại (nếu có) tối thiểu là 01 năm.
Sau khi đáp ứng các điều kiện này, để tiến hành thành lập văn phòng đại diện, các doanh nghiệp nước ngoài tiến hành theo các bước sau:
– Bước 1: Tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài đến Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN).
– Bước 2: UBCKNN (Bộ phận một cửa) tiếp nhận và kiểm tra danh mục hồ sơ. Trường hợp danh mục chưa đầy đủ, UBCKNN hướng dẫn bổ sung hồ sơ theo quy định.
– Bước 3: UBCKNN thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của nội dung hồ sơ. Trường hợp nội dung chưa đầy đủ hoặc chưa rõ ràng, UBCKNN yêu cầutổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài bổ sung hoặc giải trình.
– Bước 4:
+ UBCKNN cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam cho tổ chức kinh doanh chứng khoán; hoặc
+ UBCKNN gửi công văn từ chối, nêu rõ lý do và không có nghĩa vụ hoàn trả hồ sơ.
Trên đây là quy trình chung khi thành lập văn phòng đại diện của công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ đầu tư. Để được tư vấn toàn diện, các doanh nghiệp nước ngoài vui lòng liên hệ ANT Lawyers để được hỗ trợ.