Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) là một dạng thỏa thuận trong đó một bên cam kết không tiết lộ các bí mật, thông tin kinh doanh với bất kỳ ai nếu không được sự đồng ý của bên còn lại. Thỏa thuận này thường được ký kết giữa bên doanh nghiệp cùng hợp tác kinh doanh, hoặc giữa một bên cung cấp dịch vụ tư vấn cho bên còn lại,… trong đó thỏa thuận được ký giữa người lao đông (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) nhằm bảo mật thông tin là dạng Thỏa thuận hay được sử dụng. Mục đích của thỏa thuận này là nhằm bảo vệ bí mật kinh doanh, lợi thế về thương mại có tính độc quyền,… mà NSDLĐ đã bỏ công sức và chi phí để gây dựng. Hiện nay, việc ký thêm NDA khi thực hiện ký kết hợp đồng lao động với NLĐ đang được các doanh nghiệp thực hiện khá phổ biến.
Nội dung của Thỏa thuận bảo mật thông tin có thể bao gồm cả hai nội dung thỏa thuận không tiết lộ thông tin và thỏa thuận không cạnh tranh hoặc chỉ bao gồm thỏa thuận không tiết lộ thông tin. Thỏa thuận không tiết lộ thông tin bao gồm những thông tin được coi là bí mật kinh doanh trong doanh nghiệp. Thỏa thuận không cạnh tranh là những thỏa thuận liên quan đến việc NSDLĐ không cho phép NLĐ sau khi nghỉ việc được làm việc ở các doanh nghiệp đối thủ hoặc doanh nghiệp trong cùng ngành nghề kinh doanh trong một thời hạn nhất định.
Bộ luật Lao động 2012 đã cho phép các bên trong hợp đồng lao động thỏa thuận một điều khoản bảo mật quy định tại Khoản 2 Điều 23: “Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật, thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp người lao động vi phạm”.
Đây là quy định nhằm ngăn ngừa, hạn chế sự cạnh tranh không lành mạnh giữa NLĐ không còn làm việc cho NSDLĐ, bảo vệ NSDLĐ và những lợi ích hợp pháp của họ. Tuy nhiên, đây là điều khoản mới và chưa phát sinh nhiều trong thực tiễn quan hệ lao động, do đó Bộ luật Lao động chưa có các quy định làm rõ vấn đề này. Cần thiết phải có một văn bản pháp lý làm rõ các nội dung: thông tin nào được xem là bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; thời hạn cam kết là bao lâu; phạm vi về không gian; phạm vi về đối tượng cam kết là đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành hay các ngành liên quan; quyền lợi của NLĐ được hưởng như thế nào khi giao kết và thực hiện cam kết; có giới hạn nào cho việc bồi thường nếu có vi phạm; và Trọng tài có thẩm quyền giải quyết tranh chấp nếu có hay không;…
Trong quá trình làm việc cho NSDLĐ, NLĐ nắm được những bí mật sản xuất, kinh doanh, công nghệ, khách hàng. Nếu NLĐ này làm việc ở chỗ khác và mang những sự hiểu biết này đến phục vụ cho NSDLĐ khác thì có thể sẽ gây ra những thiệt hại nghiêm trọng cho NSDLĐ ban đầu, đặc biệt nếu NSDLĐ khác này lại là một đối thủ cạnh tranh của NSDLĐ ban đầu trong cùng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh.
Trong khi chờ đợi hướng dẫn chi tiết thực hiện quy định về bảo mật thông tin từ các cơ quan có thẩm quyền, NSDLĐ cần xây dựng điều khoản cam kết bảo mật một cách chi tiết và đầy đủ thông tin để có thể thực thi trên thực tế và không bị tuyên vô hiệu. Điều này hoàn toàn có thể thực hiện được thông qua sự trợ giúp của các luạt sư, văn phòng luật. Khi soạn thảo một NDA, NSDLĐ cần phải quy định rõ một số vấn đề sau:
Thứ nhất, NSDLĐ cần liệt kê những loại thông tin, công nghệ cần bảo mật. Trong trường hợp không thể liệt kê chi tiết phạm vi thông tin cần bảo mật, doanh nghiệp có thể quy định những tiêu chí chung nhằm xác định những thông tin nào cần được bảo mật. Việc này sẽ hạn chế được tranh chấp về sau trong việc xác định thông tin bị tiết lộ có phải là thông tin cần bảo mật theo quy định của doanh nghiệp không.
Thứ hai, từ kinh nghiệm pháp luật của một số nước, NSDLĐ cần phải có các biện pháp bảo vệ các thông tin, công nghệ được cần bảo mật này. Thông thường đối với những bí mật kinh doanh, các doanh nghiệp phải có một chế độ tiếp cận riêng đối với các loại thông tin này. Công ty phải dành nơi lưu trữ riêng, có mật khẩu, và chỉ có những người có thẩm quyền mới được phép truy cập các thông tin này. Vậy nếu công ty không tuân thủ hay không có chính sách bảo mật, lưu trữ các thông tin này thì không thể được xem là bí mật thương mại lợi thế kinh doanh để buộc người lao động phải bảo mật thông tin hay không cạnh tranh được.
Thứ ba, NSDLĐ cần phải quy định rõ về phạm vi và thời hạn không được tiết lộ và cạnh tranh. Phạm vi và thời hạn không thể quá dài làm ảnh hưởng đến quyền lợi của NLĐ.
Khi xây dựng điều khoản về NDA, NSDLĐ cân nhắc dung hòa lợi ích các bên sẽ giúp NLĐ đảm bảo việc làm và NSDLĐ bảo vệ được bí mật kinh doanh, đảm bảo tính tuân thủ cao của cam kết. Quy định về NDA là một trong những quy định hiếm hoi bảo vệ quyền lợi cho NSDLĐ và cần có hướng dẫn từ các cơ quan có thẩm quyền làm rõ hơn.